Arsip Sebagai Rekaman Dokumen Kegiatan

Sorong, InfoPublik – Arsip sebagai bentuk rekaman dokumen kegiatan dimulai dari perencanaan hingga terlaksananya suatu kegiatan, sehingga dalam rekaman kegiatan ini menjadi bahan dalam suatu Kearsipan.

Demikian disampaikan kepala Sub Direktorat Kearsipan Daerah Ic, Arsip Nasional RI Kahim Sundjaja, SE, MM, pada kegiatan Bimtek Pemberkasan Arsip, yang berlangsung di Aimas, Kamis (28/7).

Selanjutnya,  dasar hukum Kearsipan di Indonesia adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kemudian UU ini dijabarkan lebih lanjut dalam  Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.

“Kearsipan diikat dengan Undang-Undang yang mengikat seluruh warga Indonesia harus dilaksanakan dan dilakukan hukumnya seperti itu. Kalau tidak dilaksanakan  maka ada sanksi, baik sanksi pidana maupun administratif,” kata Sundjaja.

Kita meninjau kembali di era tahun 1961 dimana namanya Arsip itu adalah lembar per lembar-lembar atau item. Kemudian berkembang seiring dengan kemajuan zaman  dan teknologi, dimana yang namanya Arsip bukannya lembar di masih dibutuhkan keterkaitan dengan yang lain seperti naskah-naskah.

Kalau namanya naskah-naskah yang tadinya hanya satu sekarang jadi per lembar-lembar. Kemudian seiring lagi dengan perubahan pengetahuan namanya menjadi rekaman kegiatan. Ini artinya lebih mendetail lagi, ucap Sundjaja.

Maksud dari rekaman kegiatan  seperti kegiatan Bimtek Pemberkasan  Arsip yang kita laksanakan hari ini, yakni pertama tentunya mulai dari perencanaan kegiatan yang telah dibuat setahun sebelumnya.

Hasilnya nanti namanya dokumen perencanaan, dan dari dokumen perencanaan dituangkan dalam DPA (Dokumen Perencanaan Anggaran) instansi ini  setelah disahkan oleh pemerintah daerah,  maka muncullah pelaksanaan Bimtek ini melalui SK panitia oleh Kepala Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Sorong.

“Jadi, inti dari rekaman kegiatan Bimtek seperti ini baik dari kesiapan perencanaan awal dari daerah hingga meminta nara sumber dari mana saja tergantung dari daerah yang mengusulkan ini, yang salah satunya surat dari Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Sorong ditujukan kepada Arsip Nasional Republik  Indonesia (ANRI).

Setelah kami menerima surat tersebut menciptakan Arsip. Dan apa yang diciptakan kami di ANRI, yakni surat jawaban dari kami yakni dari Deputi I dan Pembinaan Kearsipan, yang menugaskan saya sebagai nara sumber pada Bimtek hari ini.

Tentu juga khusus kami dari ANRI sudah dua Arsip yang kami simpan, baik surat masuk dari instansi bapak/ibu  maupun surat keluar sebagai jawaban dari permintaan dimaksud dari pihak kami sendiri, ucap Sundjaja.

Pada prinsipnya kegiatan Bimtek Pemberkasan Arsip  adalah memberikan pemahaman baik secara teori maupun praktek mengenai tata cara dalam pengelolaan Arsip, yakni mulai dari pengolahan, penataan, pemberkasan, penyimpanan maupun tata cara pemusnahan Arsip. (MC.Sorong/rim/toeb)