Pemusnahan 3.794 Arsip Milik Pemkab Deli Serdang

Percut Sei Tuan, InfoPublik - Wakil Bupati Deli Serdang, HM Ali Yusuf Siregar mengatakan, arsip adalah salah satu sumber informasi yang penting. Pengelolaan arsip penting dilakukan sesuai dengan kaidah dan peraturan perundang-undangan kearsipan. Hal ini mutlak diperlukan, agar dapat memberi kemanfaatan dan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi khususnya didalam kemanfaatan pertanggungjawaban kinerja, pelayanan publik, serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lainnya.

demikian pernyataan ini disampaikannya saat menghadiri acara kegiatan pemusnahan 3.794 berkas arsip milik Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Deli Serdang yang tidak terpakai. Bertempat di PT. Putraduta Buana Sentosa (Indo Arsip) Jl. Gambir Pasar 8, Dusun 6 No. 55, Desa Sei Rotan Kec. Percut Seituan,Rabu (7/4/2021). Pemusnahan arsip dengan cara memasukkan ke dalam mesin penghancur kertas atau Shredder.

Salah satu bentuk pengelolan arsip yang baik dan benar sesuai kaidah peraturan perundang-undangan kearsipan adalah melakukan pemusnahan arsip. Kegiatan ini ialah menghancurkan fisik dan informasi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan melampaui jangka waktu penyimpanan.Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan  salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip, sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam rangka kearsipan.

Program pemusnahan ini akan menyelamatkan penyalahgunaan arsip dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Namun, memusnahkan arsip haruslah dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan dan prosedur/peraturan yang telah ditetapkan, agar hasil pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan.

Hari ini, Pemerintah Kabupaten Deli Serdang melaksanakan pemusnahan arsip.Pemusnahan arsip ini telah melalui beberapa tahapan, hingga arsip dapat dimusnahkan. Kami mengucapkan terima kasih kepada PT. Putraduta Buana Sentosa (Indo Arsip) yang telah bersedia berkerjasama dengan Pemkab Deli Serdang melalui Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, atas dilaksanakannya pemusnahan arsip di lingkungan Pemkab Deli Serdang.  Semoga pelaksanaan pemusnahan arsip yang kita lakukan ini bermanfaat bagi Pemkab Deli Serdang terutama dalam rangka pengelolaan kearsipan.

Sebelumnya, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang Drs.H Misran Sihaloho melaporkan bahwa, berkas yang dimusnahkan dengan retensi dibawah 10 tahun. Terdiri dari urusan Kepegawaian kurun waktu 1980 s/d 1986, sebanyak 1.544 berkas.Urusan Keuangan kurun waktu 1931 s/d 1999, sebanyak 2.132 berkas dan Urusan Umum kurun waktu 1980 s/d 2017 sebanyak 118 berkas. Total arsip yang dimusnahkan sebanyak 3.794 berkas.

Lanjut Misran Sihaloho, adapun dasar pemusnahan arsip ini adalah UU Nomor 43/2009 tentang Kearsipan, Perbub no.65/2020 tentang pedoman pemusnahan arsip dilingkungan Pemerintah Deli Serdang, Surat persetujuan Sekdakab No.045 -561 /2021 dan serta tidak adanya UU yang melarang terkait status proses penyelesaian perkara.

"Dengan tujuan untuk mengurangi jumlah arsip di setiap OPD yang tersimpan yang tidak digunakan lagi, sehingga tercipta efesiensi dan efektivitas dalam menjalankan kearsipan,"paparnya

Direktur PT. Putraduta Buana Sentosa (Indo Arsip), Hari Muktiadi mengungkapkan, pemusnahan arsip dilakukan dengan cara yang baik dan benar. Dilakukan dengan cara tidak membakar karena bisa menimbulkan polusi udara, akan tetapi dengan cara mens Shredder. Mesin khusus ini didatangkan dari Jerman.

Hari  juga menyebut, mesin  ini bisa memusnahkan kertas sebanyak 200 kg/jam. Hasilnya tidak dapat dilihat dan dikenali kembali isi berkas tersebut. Yang paling penting, katanya, bahwa dari Konferensi Jenewa hasil daur ulang 50 juta kertas dikonversi dengan 1 buah pohon. Jadi dari hasil daur ulang kertas sebanyak 3.794 berkas bisa dikonversi menjadi 38 bibit pohon

Di akhir acara, dilakukan penyerahan cendramata dari Indo Arsip kepada wabup dan penyerahan sertifikat kepada Kadis Perpustakaan dan Arsip,pemusnahan arsip secara simbolis, dan penanaman bibit pohon.

Turut Hadir Pjs. Kabid Arsip Daerah, Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumut Herli Selbi Simajuntak, Ka. Bapenda Agus Mulyono, mewakili OPD terkait,mewakili Camat beserta Muspika Percut Seituan.