Workshop Virtual Penyusunan Daftar Arsip Statis Dan Inventaris Arsip

Solok, Info Publik - Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang bekerjasama dengan Universitas Sebelas Maret  mengadakan Workshop virtual dengan tema Penyusunan daftar arsip statis dan inventaris arsip melalui Aplikasi Zoom Metting.

Acara ini diikuti oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Solok Wadirman, beserta jajaran, secara daring yang bertempat di studio mini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Selasa (29/9/2020).

Pelaksanaan Workshop virtual Penyusunan daftar arsip statis dan inventaris arsip ini dibuka oleh Yani Maryudiasti, S.Sos kepala UPT Kearsipan Universitas Sebelas Maret menyampaikan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Pasal 9 ayat 4, Mewajibkan lembaga kearsipan mengelola arsip statis harus sesuai penanganannya, pengelolaan arsip sebagai lembaga kearsipan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, bermasyarakat, berbangsa dan bernegara..

“Arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan memiliki beberapa fungsi antara lain sebagai memori kolektif, identitas, jati diri bangsa, sebagai bahan penelitian ilmu pengetahuan dan informasi publik, arsip statis di lembaga kearsipan dikelola pada dasarnya terbuka untuk umum.” jelas Yani.

Pada Workshop virtual Penyusunan daftar arsip statis dan inventaris arsip ini Wiwi Diana Sari, S. Si, MA, Koordinator Kelompok Arsip, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai Narasumber.

Ia menjelaskan dasar hukum pengelolaan arsip statis yaitu Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, PP Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.

Perka ANRI nomor 27 tahun 2011 tentang Pedoman penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis dan PerANRI nomor 14 tahun 2018 tentang Standar deskripsi arsip statis”.

SOP/Standar Operasional Prosedur pengolahan arsip statis yakni identifikasi arsip, penyusunan rencana teknis, penelusuran sumber data dan referensi, penyusunan skema pengaturan arsip sementara, Rekonstruksi arsip, Deskripsi arsip.

Manuver data, pengaturan skema pengaturan arsip definitive, Penomoran definitive, Manuver fisik arsip, Pelabelan arsip, Penataan fisik arsip, Penulisan inventaris arsip, Penilaian dan uji petik, Pengesahan, Publikasi dan Distribusi arsip statis, jelas Wiwi.

Lebih lanjut Wiwi Diana sari mengungkapkan, penataan arsip dilakukan berdasarkan struktur penataan arsip yaitu Fonds, Seri, Berkas (File) dan item, dalam pelaksanaanya harus memperhatikan prinsip-prinsip penataan arsip.

Yaitu prinsip asal usul dan aturan asli. Deskrpsi arsip statis meliputi gambaran informasi secara menyeluruh dari suatu arsip, dilakukan secara bertingkat sesuai skema penataannya dan elemen deskripsi dibedakan yaitu elemen mandatory (wajib) dan opsional (pilihan) dan disesuaikan dengan jenis media arsip.

Daftar arsip yakni sarana bantu temu balik arsip statis berupa daftar yang berisi unit informasi arsip hasil deskripsi dari sekelompok atau grup arsip.

Inventaris arsip yaitu sarana bantu temu balik arsip statis berupa susunan hasil deskripsi arsip secara menyeluruh dilengkapi sejarah organisasi, riwayat arsip, pertanggungjawaban pengolahan.

"indeks serta lampiran-lampiran yang mendukung dalam pengatur arsip tersebut, agar pengolahan arsip statis bisa terlaksana harus adanya sarana dan prasarana yang memadai serta SDM yang handal dan profesional,” ungkapnya mengakhiri materi. (jij/toeb)