Jakarta, 17 Maret 2016 – Di era globalisasi, keterbukaan informasi tak terhindarkan. Selain bagian dari hak sipil yang dijamin negara, keterbukaan informasi juga mendorong terciptanya clean and good governance. Sebab partisipasi publik untuk melakukan kontrol dan pengawasan dibuka selebar-lebarnya. Dalam konteks inilah, perbaikan pelayanan informasi publik menjadi sangat penting. Lahirnya Undang-Undang No.14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) membuktikan keseriusan pemerintah untuk membangun sistem pelayanan informasi publik yang berkualitas dan terpadu.
Tanggungjawab dan peran ini melekat pada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID bertugas dan bertanggung jawab melakukan penghimpunan, penataan, penyimpanan, pengelolaan dan pelayanan informasi. Sebagai unit kerja, Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PID) diharapkan berada di garda terdepan pemberian akses hak informasi kepada publik secara cepat dan tepat waktu, akurat, dan profesional, sesuai yang diatur dan ditetapkan dalam undang-undang.
Untuk mencapai tahap ini, PID perlu membangun sistem pelayanan yang terpadu, yang mensinergikan antara budaya organisasi yang berorientasi pada totalitas pelayanan publik, pola kepemimpinan yang mampu mengkoordinasikan sistem pelayanan yang optimal, dan perilaku komunikasi yang bersifat melayani publik. Selain itu, aspek kepuasan kerja pegawai PID juga perlu diperhatikan, karena sangat menentukan loyalitas dan totalitas mereka dalam memberikan pelayanan informasi yang optimal kepada publik.
Demikian kesimpulan umum riset doktoral Ismail Cawidu di Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta (UNJ), dengan judul Pengaruh Budaya Organisasi, Kepemimpinan, Perilaku Komunikasi, dan Kepuasan Kerja terhadap Kualitas Layanan Informasi Pada Unit Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PID). Paparan hasil riset kuantitatif ini disampaikan Ismail dihadapan dewan penguji dan tamu undangan di Auditorium Utama UNJ, pada Kamis, 17 Maret 2016.
Ketertarikan Ismail untuk meriset kualitas layanan PID ini tak terlepas dari pengalamannya dalam berkontribusi mengawal lahirnya UU No.14 Tahun 2008 tentang KIP. Setelah sekitar 8 (delapan) tahun dilahirkan, Ismail ingin melihat sejauh mana spirit keterbukaan informasi publik terimplementasikan secara optimal melalui kinerja kualitas layanan PID. Riset ini merupakan yang pertama yang secara keseluruhan mengevaluasi kualitas layanan PID di kementerian dan lembaga negara di Jakarta. Riset yang dilakukan beberapa lembaga swadaya masyarakat sebelumnya tidak sekomprehensif ini. Temuan Ismail dalam risetnya ini strategis sebagai cermin evaluasi kualitas layanan PID selama ini, sehingga bisa dijadikan rujukan untuk melakukan perbaikan dalam beberapa aspek.
Riset yang dilakukan Ismail difokuskan pada 75 PID yang tersebar di seluruh kementerian dan lembaga negara di Jakarta. Jakarta menjadi pilihan riset, karena selain tolak ukur kualitas layanan secara nasional, juga karena menjadi satu-satunya kota yang telah membentuk PID secara keseluruhan.Untuk tingkat provinsi di seluruh Indonesia, jumlah PID sudah mencapai 88 persen, sementara untuk tingkat kabupaten dan kota masing-masing baru mencapai 44 persen dan 62 persen.
Dalam paparannya, Ismail menyampaikan bahwa sudah terbentuknya PID di kementerian dan lembaga negara merupakan pijakan awal yang bagus dan modal sangat berharga untuk mengimplementasikan amanat UU KIP. Artinya, telah terbangun kesadaran tentang pentingnya peran PID. Namun demikian, lanjut Ismail, ini baru setengah perjalanan dari keseluruhan road map (peta jalan) menuju Indonesia yang demokratis dalam hal kebebasan informasi. Tantangan selanjutnya dari PID adalah memberikan kualitas layanan informasi yang baik kepada publik.Tantangan agenda ini tidak lebih mudah dari proses pendirian PID.
Layanan informasi publik memiliki beberapa tahapan prosedural, mulai pengajuan konten informasi hingga proses gugatan terhadap kategori informasi yang dikecualikan. Menurut Ismail, sejak tahapan huluhingga hilir, PID harus memposisikan publik sebagai sentra totalitas layanan. Publik selaku peminta informasi berhak mendapatkan layanan yang ramah, cepat, dan akurat dari pegawai PID yang melayaninnya. Disamping itu, PID juga harus menyediakan sarana-prasarana akses informasi yang memadai dan berteknologi tinggi, sehingga memudahkan publik untuk melakukan akses informasi.
Menurut hasil riset Ismail, pemberian layanan informasi yang berkualitas harus menjadi bagian dari budaya organisasi di tubuh PID. Sikap dan sifat melayani secara total, hendaknya menjadi kultur organisasional PID, bukan hanya sikap perseorangan pegawainya. Sehingga publik merasa bahwa pemberian layanan yang berkualitas oleh PID tidak bersifat parsial di satu bagian, tapi menyeluruh di berbagai bidang organisasi PID. Aspek-aspek penting dalam budaya organisasi PID yang menjadi fokus riset Ismail diantaranya iklim organisasi yang kondusif, spirit melakukan inovasi secara terus menerus, dan kerjasama tim antara bidang-bidang di internal PID.
Riset Ismail juga menyoroti strategisnya pengaruh kepemimpinan terhadap kualitas layanan PID. Kepemimpinan yang berintegritas dan akuntabel di PID akan secara signifikan menunjang pemberian layanan yang berkualitas kepada peminta informasi yang datang ke unit ini. Pelayanan yang baik, lanjut Ismail, lahir dari sikap rendah hati (humility)pimpinan PID untuk memposisikan publik sebagai “raja” yang berhak mendapatkan layanan secara optimal. Aspek lain dari kepemimpinan yang juga disoroti Ismail dalam risetnya ini adalah keterbukaan (vulnerability), kepedulian(concern for others), dan pengawasan(dicipline). Ketiga hal tersebut merupakan prinsip dasar kepemimpinan yang berspirit melayani.
Lebih jauh Ismail menyoroti pentingnya aspek perilaku komunikasi di PID. Layanan informasi yang berkualitas meniscayakan proses komunikasi yang baik antara pemberi dan peminta informasi.Perilaku komunikasi di PID harus kondusif, cair, dan bernas. Baik secara vertikal maupun horizontal. Kondusifitas perilaku komunikasi di internal PID merupakan kunci perilaku komunikasi di tingkat eksternal, antara pegawai PID dengan peminta informasi. Baik pola komunikasi tertulis maupun non-tertulis. Dalam hal ini, PID harus mampu mengoptimalkan kecanggihan teknologi-informasi digital yang tersedia untuk mempermudah dan mempercepat layanan informasinya kepada publik. Penggunaan website, aplikasi, dan layanan pesan berbayar harus diintegrasikan ke dalam sistem komunikasi internal maupun eksteral PID. Selain itu, Ismail juga menekankan aspek bahasa verbal maupun non-verbal PID. Karena ini sangat menentukan bagaimana pegawai PID bersikap ramah, senyum, akrab, dan sopan dengan publik peminta informasi.Kita sudah memasuki era dimana layanan yang berkualitas menjadi daya saing dan daya unggul.
Aspek terakhir yang menurut Ismail tak boleh diabaikan adalah terkait kepuasan kerja para pegawai PID. Tanggungjawab dan tugas berat yang dipikulkan pada seluruh pegawai PID untuk melayani publik dengan baik, hendaknya disesuaikan dengan kompensasi materiil dan non-materiil yang memadai. Totalitas dan fokus dari pegawai PID untuk melayani publik, menurut Ismail, dipengaruhi oleh kepuasan mereka terhadap ekosistem kerja yang melingkupinya. Sebagai organisasi, PID bisa menjamin kepuasan kerja seluruh komponen strukturalnya, sehingga tidak mengganggu kualitas layanan yang mereka berikan.
Dalam penutup paparannya, Ismail menjelaskan bahwa optimalisasi kualitas layanan PID semakin hari semakin urgen. Globalisasi semakin santer menghembuskan spirit kebebasan informasi, kualitas layanan yang baik dari PID bukan hanya akan menaikkan standar tata kelola pemerintahan Indonesia, namun juga memproteksi informasi-informasi nasional yang masuk kategori dikecualikan. Sistem kerja yang baik dari PID akan melindungi “bocornya” informasi nasional yang bersifat rahasia. Jadi, siap atau tidak, kedepan PID dituntut untuk meningkatkan kualitas layanan informasinya. Ini tuntutan nasional sekaligus global.
***
Pusat Informasi dan Humas: H. Achmad Nizar, SH Kepala Bidang Hubungan Masyarakat PIH Kominfo.
Anda dapat menyiarkan ulang, menulis ulang, dan atau menyalin konten ini dengan mencantumkan sumber infopublik.id
