Wabup HM Yusuf Siregar: Pengelolaan Arsip Mutlak Dilakukan

Deli Serdang, InfoPublik - Pengelolaan arsip merupakan hal mutlak untuk dilakukan, karena akan memberi manfaat dan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi, khususnya di dalam transparasi dan akuntabilitas kinerja pelayanan publik serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lainnya.

"Kita semua menyadari pengelolaan arsip di seluruh organisasi perangkat daerah (OPD), kecamatan, kelurahan dan desa serta di lingkungan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan adalah suatu hal yang mutlak harus dilaksanakan," kata Wakil Bupati (Wabup) Deli Serdang, HM Ali Yusuf Siregar di acara Penyerahan Piagam  Penghargaan Pengelolaan Kearsipan pada Pengumuman Hasil Pengawasan Pengelolaan  dan Pemusnahan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Deli Serdang, Kamis (29/12/2022).

Untuk itu, lanjut Wabup di acara yang diadakan di Balairung Pemkab Deli Serdang tersebut, pentingnya dilakukan pengelolaan arsip yang benar dan sesuai kaidah peraturan perundang-undangan kearsipan agar bisa memberi manfaat dan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi khususnya di dalam transparasi dan akuntabilitas kinerja pelayanan publik serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lainnya.

Pengelolaan arsip bisa dikatakan baik bila telah melakukan penataan Central File Record Center penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan daerah untuk disimpan serta melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan organisasi dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.

"Seperti halnya kita akan melakukan pemusnahan arsip dari empat OPD dan satu kecamatan, di mana sebelumnya prosedur dan tahapan pemusnahan arsip telah dilakukan lembaga kearsipan daerah dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang," jelas Wabup di acara yang turut dihadiri Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, Endah Purwanti SS MSi; anggota DPRD Deli Serdang, HM Darwis Batubara MPd; unsur Forum Komunikasi Pimpinan Daerah (Forkopimda); Ketua FKUB Deli Serdang, H. Waluyo; Staf Ahli Bidang Ekonomi, Keuangan dan Pembangunan, Ir Hj Syarifah Alwiyah MMA; Asisten Perekonomian dan Pembangunan, Putra Jaya Manalu SE MM; para kepala OPD, kepala bagian, dan camat tersebut.

Pemkab Deli Serdang, tambah Wabup, telah mengikuti rangkaian pengawasan kearsipan internal, yakni sebuah kegiatan penilaian berbagai unsur administrasi, kearsipan dan ketaatan OPD sebagai pencipta arsip pada peraturan dasar kearsipan yang ada.

Untuk itu, berdasarkan audit internal penyelenggaraan kearsipan yang hasilnya  terdapat 10 Terbaik Penyelenggaraan Kearsipan Kategori Dinas/Badan dan 10 Terbaik Penyelenggaraan Kearsipan Kategori Kecamatan.

"Kabupaten Deli Serdang mendapat predikat Terbaik 1 se-Provinsi Sumatera Utara Tahun 2022 dalam pengawasan kearsipan eksternal. Begitu juga di tingkat nasional, Kabupaten Deli Serdang peringkat 22 dari seluruh kabupaten/kota se-Indonesia. Raihan tersebut merupakan sebuah prestasi yang patut kita syukuri dan kerja keras kita semua yang telah mengharumkan Deli Serdang di tingkat provinsi dan nasional," pungkas Wabup.

Sebelumnya, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang, H Mukti Ali Harahap SAg MSi dalam laporannya mengatakan kegiatan tersebut bertujuan untuk memberi apresiasi dan motivasi terhadap pengelolaan arsip dengan baik di OPD dan kecamatan, mendorong dan memotivasi OPD, kecamatan, kelurahan/desa, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi masyarakat dan perorangan di Kabupaten Deli Serdang yang belum mengelola arsipnya dengan baik untuk mau dan berkewajiban mengelolanya sesuai aturan yang berlaku.

Selain itu, untuk mengurangi jumlah arsip, sehingga tercipta efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan kearsipan, menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan pihak-pihak tidak bertanggungjawab serta menyelamatkan arsip yang bernilai guna kebuktian dan informasional.

"Secara simbolis kita memusnahkan arsip retensi di bawah 10 tahun sebanyak 2.369 dari empat OPD dan satu kecamatan," jelasnya.

Pada kesempatan tersebut, Dinas Sumber Daya Air, Bina Marga dan Bina Konstruksi (SDABMBK) berhasil mendapat penghargaan terbaik I untuk pengelolaan arsip kategori OPD/Badan dan Kecamatan Lubuk Pakam terbaik I untuk pengelolaan arsip kategori kecamatan di Kabupaten Deli Serdang