Layanan Legalisasi Dokumen Kemenlu

Dalam rangka meningkatkan kualitas layanan permohonan legalisasi dokumen, Kementerian Luar Negeri RI telah menerapkan prosedur permohonan layanan legalisasi melalui aplikasi berbasis android. Layanan itu terhitung mulai 16 April 2018.

Aplikasi legalisasi dimaksud dapat diunduh melalui Google Play Store atau melalui link https://play.google.com/store/apps/details id=id.go.kemlu.protkons.legalisasi1.

Setiap pemohon layanan diharuskan melakukan registrasi untuk mendapatkan username dengan password yang ditentukan sendiri, untuk menyampaikan permohonan layanan legalisasi dokumen pada Kementerian Luar Negeri.

1. Registrasi Aplikasi

- Setelah aplikasi terinstall pada telepon pintar, pemohon melakukan registrasi pada halaman LOGIN dengan memilih "Belum punya akun".
- Selanjutnya, pemohon mengisi identitas diri dengan benar dan lengkap. Setelah melengkapi identitas diri, pemohon dapat melanjutkan ke tahap berikutnya yakni mengunggah gambar kartu identitas berupa KTP, SIM atau Paspor. Tahap registrasi selesai.

2. Penyampaian Permohonan Layanan Legalisasi Dokumen

- Pemohon melakukan LOGIN dengan email dan password yang digunakan pada tahap registrasi.
- Setelah LOGIN berhasil, pemohon dapat menyampaikan permohonan layanan legalisasi dengan memilih "Buat Permohonan Baru" pada fitur Menu di kiri atas.

Pastikan gambar dokumen dan gambar stiker/stempel legalisasi dari instansi sebelumnya sudah tersimpan di Gallery/Album foto di telepon pintar pemohon

- Setelah memilih "Buat Permohonan Baru" pada fitur Menu, pemohon dapat mengklik ikon foto di kanan bawah aplikasi. Pemohon menentukan instansi tempat permohonan jasa legalisasi, yaitu KEMLU/Kementerian Luar Negeri.
- Setelah menentukan instansi permohonan jasa legalisasi, pemohon dapat melakukan klik tanda panah di kanan atas untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
- Pemohon menentukan "negara tujuan" di mana dokumen akan digunakan. Setelah menentukan negara tujuan, pemohon dapat melakukan klik tanda panah di kanan atas untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
- Selanjutnya, pemohon memilih jenis dokumen yang dimohonkan jasa legalisasi dengan mengklik "tanda tambah" di bawah tanda panah di kanan atas. Setelah itu, pemohon memilih "jenis dokumen" lalu melakukan klik tanda panah di kanan atas untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
- Kemudian, pemohon mengunggah gambar dokumen dari Gallery/Album foto di telepon pintar pemohon dengan mengklik "tanda tambah" di bawah tanda panah di kanan atas. Pemohon mengunggah minimal dua gambar yaitu (a) halaman depan dokumen dan (b) stiker/stempel legalisasi dari instansi sebelumnya.
- Selanjutnya, pemohon mengeklik "DONE" di kanan bawah bila unggahan foto telah selesai.

Pemohon mengisi "keterangan dokumen" secara benar dan tepat. Bila terdapat dokumen lain yang ingin dilegalisasi untuk negara tujuan yang sama, pemohon dapat menambah dokumen dengan nomor permohonan yang sama.

- Setelah selesai unggah gambar dokumen dan stiker/stempel legalisasi dari instansi sebelumnya, pemohon dapat mengeklik "tanda centang" di kanan atas.
- Selanjutnya, pemohon membubuhkan tanda tangan pada kolom yang tersedia sebagaimana. Setelah membubuhkan tanda tangan, pemohon mengeklik "tanda centang" di kanan atas sebagai tanda persetujuan pengiriman permohonan layanan legalisasi.
Ini menandai tahap penyampaian permohonan layanan legalisasi selesai.

3. Tahap Verifikasi Permohonan

- Pemohon akan mendapatkan notifikasi dari Kementerian Luar Negeri bila dokumen yang diajukan untuk mendapatkan layanan legalisasi disetujui atau ditolak. Pemohon dapat mengetahuinya dengan memeriksa fitur "Pemberitahuan" di Menu.
- Bila permohonan legalisasi dokumen telah disetujui, pemohon dapat melakukan pembayaran jasa legalisasi sesuai jumlah dokumen yang disetujui.
- Setelah menerima notifikasi untuk membayar PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak) sesuai jumlah dokumen yang telah disetujui, pemohon dapat membayar melalui channel Bank Mandiri berupa m-banking, internet banking, ATM dan kantor-kantor cabang Bank Mandiri atau melalui channel bank lain ke nomor rekening yang ada dalam notifikasi.
- Bukti bayar diunggah ke aplikasi melalui fitur "Upload Bukti Pembayaran" pada Menu di sisi kiri aplikasi.
- Setelah itu, pemohon menunggu verifikasi pembayaran oleh Direktorat Konsuler. Jika sudah diverifikasi oleh Direktorat Konsuler, pemohon akan mendapatkan notifikasi pemberitahuan terbaru.
- Pemohon dapat membawa dokumen untuk diberikan stempel legalisasi dari Direktorat Konsuler pada waktu yang telah disampaikan melalui notifikasi tersebut. Setelah menerima notifikasi pemberitahuan penyerahan dokumen, pemohon dapat memilih fitur "Permohonan selesai" pada Menu.

Meskipun demikian, ada catatan yang harus diperhatikan:

- Verifikasi dokumen dan bukti pembayaran hanya dilakukan pada hari dan jam kerja.
- Pemohon tidak dibenarkan membayar PNBP jasa legalisasi sebelum menerima notifikasi perintah untuk membayar ke nomor rekening yang ditentukan, sesuai jenis dan jumlah dokumen yang disetujui.
- Pemohon tidak dapat menyerahkan dokumen kepada petugas loket sebelum menerima notifikasi perintah datang ke loket. Notifikasi tersebut akan diterima pemohon melalui aplikasi setelah bukti bayar terverifikasi.

Indonesia.go.id