Kabupaten Banyuasin Akan Data Ulang Arsip Setiap SKPD.

Pangkalan Balai, InfoPublik - Rapat teknis penyusunan jadwal retensi arsip (JRA) substansif Kabupaten Banyuasin dilaksanakan, untuk mendata ulang arsip, apakah akan dimusnakan atau dipermanenkan.

Selain itu, banyaknya arsip yang disimpan dan dititipkan oleh pemerintahan di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah (Arpusda) Kabupaten Banyuasin.

Sebanyak 11 sekertaris dari setiap SKPD di Pemerintahan Kabupaten Banyuasin ikut dalam rapat teknis JRA substansif ini, untuk membahas arsip data yang dititipkan di Badan Arsip Kabupaten Banyuasin, sekaligus memeriksa jadwal masa penyimpanan arsip.

Karena sebanyak 15 urusan Pemerintahan, mulai dari pertanian, perdagangan, industri, dan keuangan, yang arsipnya banyak disimpan di Badan Arpusda Kabupaten Banyuasin.

Dikatakan oleh Kepala Subdit Wilayah 2B Arsip Nasional RI Drs Gunawan, bahwa hasil dari rapat ini, akan diputuskan kembali berapa lama arsip akan disimpan, apakah secara permanen apakah akan disimpan secara berkala, dan kemudian akan dimusnahkan.

Juga membuat payung hukum untuk pemusnahan dan penyusutan arsip, dan akan mengajukan kepada Bupati Yan Anton Ferdian, untuk membuat Perbub dalam hal jadwal rutin retensi arsip substantif secara berkala.

Jadi ada dua macam arsip yang dibahas dalam rapat ini. Yang pertama arsip statis, yaitu arsip yang bernilai sejarah dan merupakan data penting pemerintahan, seperti data pembentukan wilayah Banyuasin dan data kerahasiaan Pemda.

Dan yang kedua merupakan arsip dinamis, yaitu aktif ataupun inaktif, yang didalamnya merupakan data yang merupakan jadwal ataupun kegiatan pemerintahan, seperti daftar hadir.

"Data arsip statis akan disimpan dan dilindungi, sedangkan arsip aktif ataupun inaktif akan dimusnahkan, namun berdasarkan waktu, antara 2 tahun, 5 tahun dan 10 tahun," katanya.

Ditegaskan Gunawan kembali, hal ini dilakukan agar tidak banyak arsip yang menumpuk, dan di setiap SKPD harus memiliki pegawai khusus arsip, agar semua data ataupun arsip tidak lama disimpan dan sembarang dipindahkan.

Selain itu agar setiap SKPD dapat memeriksa keabsahan dan falidnya, apakah akan dimusnakan atau dipermanenkan, tidak semua data atau arsip yang bisa disimpan nanti.

Sementara, Bupati Banyuasin Yan Anton Ferdian yang diwakili oleh Asisten II Sekda Merki Bakri mengatakan, rapat ini merupakan penentuan jadwal dan mengaudit arsip dan data yang dimiliki SKPD, juga yang disimpan di Badan Arsip Banyuasin.

Setelah selesai rapat ini hasilnya akan dijadikan pedoman oleh Bupati untuk dijadikan Perbub untuk payung hukum pemusnahan dan permanenan arsip.

Setiap SKPD setelah rapat ini diberikan waktu selama 7 hari dari sekarang untuk memeriksa arsip di kantor mereka, kemudian akan dilaksanakan falidasi arsip kembali pada tanggal 20 April 2016 pada pukul 10.00 Wib akan dikumpulkan di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Banyuasin.

"Kita akan periksa dan akan dipilih mana yang disimpan dan mana yang akan dimusnakan," katanya.(mcbanyuasin-312wn/toeb)