Kubu Raya, InfoPublik – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kabupaten Kubu Raya masih menemukan sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang belum sepenuhnya mampu membedakan jenis dan karakteristik arsip secara tepat.

Kepala Disperpusip Kabupaten Kubu Raya, Rudy Fitriyanto, mengatakan pemahaman terhadap jenis arsip penting karena setiap dokumen memiliki fungsi, tingkat kepentingan, dan perlakuan yang berbeda.

Karena itu, pengelola arsip di setiap perangkat daerah perlu memiliki kemampuan dalam mengidentifikasi, menyimpan, mengamankan, hingga menyelamatkan dokumen sesuai karakteristiknya.

“Pembinaan ini bukan sekadar menata dokumen, tetapi bagaimana memastikan arsip yang memiliki nilai strategis bagi keberlangsungan organisasi benar-benar terlindungi. Arsip vital harus diselamatkan karena jika hilang dapat mengganggu keberlangsungan tata kelola organisasi,” ujar Rudy saat kegiatan pembinaan di Aula Kepong Bakol, Sungai Raya, Kabupaten Kubu Raya, Provinsi Kalimantan Barat, Rabu (16/9/2026).

Rudy menjelaskan arsip terjaga juga memerlukan perhatian khusus karena berkaitan dengan informasi yang bersifat rahasia dan memiliki akses terbatas.

Sementara itu, arsip umum menjadi bagian penting dalam mendokumentasikan pelaksanaan tugas pemerintahan sehari-hari.

“Arsip terjaga harus mendapat perlindungan karena menyangkut kepentingan daerah dan memiliki akses tertentu. Sedangkan arsip umum merupakan bukti pelaksanaan pekerjaan, baik oleh ASN maupun Non-ASN. Jadi seluruhnya memiliki fungsi dan harus dikelola sesuai ketentuannya,” jelasnya.

Dalam pembinaan tersebut, Disperpusip memberikan perhatian khusus terhadap pengelolaan arsip aset daerah.

Dokumen seperti sertifikat tanah milik pemerintah daerah, Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) kendaraan dinas, hingga naskah hibah harus disimpan secara tertib, aman, dan mudah ditelusuri ketika diperlukan.

“Arsip aset jangan sampai bercampur dengan arsip biasa. Dokumen seperti sertifikat tanah, BPKB kendaraan dinas dan naskah hibah harus benar-benar diamankan dan ditata dengan baik. Ini penting bukan hanya untuk kepentingan administrasi, tetapi juga untuk menjaga aset daerah dan mengantisipasi persoalan saat dilakukan pemeriksaan,” katanya.

Menurut Rudy, penataan arsip aset yang baik juga diperlukan untuk mencegah persoalan administrasi maupun temuan dalam proses pemeriksaan.

Pembinaan kearsipan tersebut dilakukan secara berkelanjutan melalui tatap muka dan daring. Kegiatan tatap muka diikuti sekitar 200 peserta yang terdiri atas pengelola kearsipan perangkat daerah, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Komisi Pemilihan Umum (KPU), hingga Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Kubu Raya.

Kegiatan menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat.

Sementara pembinaan secara daring dijadwalkan melalui Zoom Meeting dengan melibatkan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Kubu Raya serta menyasar 123 perangkat desa di seluruh Kabupaten Kubu Raya.

“Kita ingin pengelolaan arsip ini menjadi budaya kerja. Bukan hanya tertib ketika ada pengawasan, tetapi memang menjadi bagian dari tata kelola pemerintahan sehari-hari. Dengan begitu, arsip dapat menjadi sumber informasi sekaligus bukti akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan,” terang Rudy.

(Red-DiskominfoKKR/IKP/Editor;ird)